Beschwerdemanagement
Bei der kids in berlin kib gUG tragen wir alle die Verantwortung als Vorbild und haben das Wohl der Kinder und unseres Teams stets im Blick. In diesem Sinne gehen wir wertschätzend und respektvoll miteinander um, indem wir die Meinungen und Ideen der Einzelnen achten.
Eine offene Kommunikation ist uns wichtig, und wir ermutigen alle, ihre Anliegen und Bedenken frei zu äußern. Wir verstehen, dass wir alle menschlich sind und daher Fehler machen können. Es ist in Ordnung, Fehler anzuerkennen und daraus zu lernen, denn das unterstützt unser Wachstum und unsere Entwicklung.
In Bezug auf Beschwerden zeigen wir eine reklamationsfreundliche Haltung und nehmen Beschwerden ernst. Wir wissen, dass Beschwerden eine Möglichkeit zur Verbesserung bieten, und wir gehen sorgsam und respektvoll damit um. Dabei nehmen wir Beschwerden sachlich an und betrachten sie nicht als persönlichen Angriff. Stattdessen suchen wir gemeinsam nach verbindlichen Lösungen, um etwaige Probleme zu lösen oder Missverständnisse auszuräumen. Eine konstruktive Zusammenarbeit und offene Kommunikation mit Eltern und Kolleg*innen sind dabei entscheidend, um die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen und eine positive Lern- und Arbeitsumgebung zu schaffen.
Indem wir uns gegenseitig respektieren und eine offene und einfühlsame Haltung pflegen, können wir ein harmonisches Umfeld gestalten, in dem Kinder sich wohl und sicher fühlen und ihre individuelle Entwicklung unterstützt wird.
Möglichkeiten der Übermittlung von Beschwerden
- im direkten Gespräch / Telefonat / E-mail
Am liebsten klären wir Beschwerden in einem offenen Dialog auf Augenhöhe. Dies spart Zeit und bindet weniger personelle Ressourcen.
- per Brief in den Beschwerde-Briefkasten
Manchmal kann es passieren, dass nicht genug Zeit für ein Gespräch im Kitaalltag vorhanden ist, dann könnte der Beschwerde-Briefkasten der Kita die passende Möglichkeit sein, das Anliegen an die Kita zu übermitteln
- per Formular digital per E-mail oder ausgedruckt in den Briefkasten
Wer für die Beschwerde gerne ein Formular nutzen möchte, kann sich dieses hier herunterladen und online ausfüllen und per Mail an uns schicken oder ausgedruckt und ausgefüllt in den (Beschwerde-)Briefkasten werfen.
- online über Trusty Report
Für anonyme oder auch nicht anonyme Beschwerden an den Träger kann Trusty Report benutzt werden. Bei der Übermittlung der Beschwerde über Trusty Report werden jedoch mehrere Mitarbeiter*innen involviert, wodurch Zeit für die pädagogische Arbeit verloren geht.
Wir möchten daher gerne darauf hinweisen, dass wir uns möglichst wenige Beschwerden über diesen Weg wünschen. Bitte nutzen Sie Trusty Report daher nur für Beschwerden, die nicht im Alltag der Kita geklärt werden können oder anonym übermittelt werden sollen.
Was ist Trusty Report?
Über die Software Trusty Report kann eine Beschwerde anonym oder nicht anonym an den Träger übermittelt werden. Die Internetseite Trusty Report wird auf einem virtuellen Server in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gehostet. Sie ist zertifiziert nach der Norm ISO 27001 und wird von der Hetzner Online GmbH Gunzenhausen bereitgestellt.
Auch bei anonymer Beschwerde ist eine weitere sichere Kommunikation mit uns möglich, denn Trusty Report stellt einen Zugang zum individuellen Posteingang des Beschwerdeführenden her (automatische Vergabe eines Benutzernamens und Passworts)
Wer kann Beschwerden einreichen?
Eltern, Kinder, Mitarbeiter*innen - jeder!
Kinder haben die Möglichkeit, ihre Beschwerden oder Anliegen über kindgerechte Kanäle wie Gespräche mit Erzieher*Innen, Kinderbesprechungen oder Beteiligungsformate zum Ausdruck zu bringen. Der Kita-Träger stellt sicher, dass die Beschwerdeerfassung altersgerecht und zugänglich ist. Auch Eltern, Mitarbeiter*Innen oder andere Beteiligte haben die Möglichkeit, ihre Beschwerden über verschiedene Kanäle wie persönliche Gespräche, E-Mails, das Tool „Trusty Report“ über die Website oder schriftliche Formulare an den Kita-Träger zu richten.
Was passiert mit meiner Beschwerde?
Der Träger oder die Erzieher*Innen analysieren die Beschwerde, um die genauen Ursachen und Hintergründe zu verstehen. Dazu kann es notwendig sein, interne Prozesse zu überprüfen, mit beteiligten Parteien zu kommunizieren oder relevante Informationen auszuwerten. Der Träger oder die Erzieher*Innen reagieren auf die Beschwerde und bieten eine Lösung an oder ergreifen geeignete Maßnahmen, um das Problem zu beheben. Dies kann zum Beispiel die Anpassung von pädagogischen Aktivitäten, die Förderung der Kommunikation oder das Eingehen auf individuelle Interessen beinhalten. Der Träger reagiert zeitnah und angemessen auf die Beschwerde, dies kann auch beispielsweise zusätzliche Unterstützung, eine Neustrukturierung von Abläufen oder das Anpassen von Kommunikationswegen beinhalten.
Der Träger oder die Erzieher*Innen geben Informationen über den Fortschritt der Beschwerdebearbeitung. Sie stellen sicher, dass die Kommunikation klar, offen, transparent, respektvoll, verständlich und auf Augenhöhe mit dem Kind oder der Person, die sich beschwert erfolgt, um seine Teilhabe zu fördern und Vertrauen aufzubauen.
Bin ich geschützt?
Ja, das Hinweisgeberschutzgesetz schützt die Hinweisgebenden. Zudem ist über Trusty Report auch eine anonyme Beschwerde möglich.
https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/BJNR08C0B0023.html
Werde ich zum Fortschritt der Bearbeitung informiert?
Sofern ein Absender angegeben wurde, geben wir Informationen zum Fortschritt der Bearbeitung der Beschwerde an die Person, die die Beschwerde eingereicht hat. Dies ist auch bei einer Übermittlung der Beschwerde überTrusty Pilot auch bei anonymer Beschwerde möglich. Durch die automatische Vergabe eines Benutzernamens und Passworts durch wiedereinloggen auf der Website https://kidsinberlin.trusty.report kann der Fortschritt der Bearbeitung verfolgt werden.
Wo finde ich mehr Informationen?
Download Konzept Beschwerdemanagement der kids in berlin kib gUG (folgt)
Wie werden meine Daten geschützt?
Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union wird der Schutz personenbezogener Daten geregelt. Sie wurde eingeführt, um den Datenschutz für alle EU-Bürger*innen zu stärken und einheitliche Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten in den Mitgliedstaaten zu schaffen. Die DSGVO enthält Bestimmungen zur rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten, zur Einwilligung der betroffenen Personen, zur Sicherheit der Daten und zum Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten. Sie legt auch strengere Anforderungen an die Transparenz und Informationspflichten für Unternehmen und Organisationen fest, die personenbezogene Daten verarbeiten.
In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die DSGVO mit spezifischen Regelungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten im nationalen Kontext. Das BDSG enthält Ergänzungen und Konkretisierungen der DSGVO und regelt zusätzliche Aspekte des Datenschutzes, die spezifisch für Deutschland sind.
Es ist wichtig, dass Unternehmen, Organisationen und Einrichtungen, einschließlich Kitas und Kita-Träger, die DSGVO und die jeweiligen nationalen Datenschutzgesetze einhalten, wenn sie personenbezogene Daten im Rahmen des Beschwerdemanagements verarbeiten. Dazu gehört die sichere Speicherung und Übertragung von Daten, die Einholung von Einwilligungen, die Beachtung der Rechte der betroffenen Personen und die Einrichtung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Dies wird von uns beachtet.
Downloads und Links:
Für mehr Informationen zum Beschwerdemanagement der kids in berlin kib gUG zum Konzept-Download (folgt)
Beschwerde über Trusty Report an uns